個人情報保護方針

株式会社言語サービスは、人材を必要とする企業向け人材教育から採用支援まで、コンピュータやインターネットを使った企業向けシステム構築やエンジニアの常駐サービスを行う、ITを使ったトータルソリューションを提案する企業です。当社が提供するサービスでは、企業や個人の大切な情報を管理・保護する社会的責任があります。そこで、確実に実践していくにあたり、以下の個人情報保護に関する具体的活動を定めます。また、当社の役員、従業員は、これを遵守し、個人情報を正確かつ安全に取扱い、適正なビジネスを行います。

１．当社は、個人情報の適切な取扱いと保護のために、個人情報の保護に関する法律、および関連する法令、国が定めた指針、JIS Q 15001等関連する規範を遵守します。

２．当社は、事業の内容及び規模を考慮した適切な個人情報の取得、利用及び提供を行います。それには特定された利用目的の達成に必要な範囲を超えた個人情報の取扱いを行わないこと及びそのための措置を講じることを含みます。

３．当社は、個人情報の取扱いの全部又は一部を委託する場合は、その取扱いを委託された個人情報の安全管理が図られるよう、委託を受けた者に対する必要かつ適切な監督を行います。

４．当社は、本人の同意がある場合又は法令に基づく場合を除き、個人情報を第三者に提供することはありません。

５．当社は、個人情報への不正アクセス、個人情報の紛失、破壊、改ざん及び漏洩などのトラブルを防止及び是正し適正に対処する為に、社内規程を整備し、安全対策を定め、これを実施します。

６． 当社の保有する個人情報について、情報主体から開示、訂正、利用停止等の請求があった場合及び個人情報の取扱いに関する苦情、相談があった場合には、下記の【苦情・相談窓口】までご連絡下さい。

７． 当社は、個人情報保護マネジメントシステムの継続的改善を行います。

【苦情・相談窓口】

苦情・相談窓口担当
E-mail:
TEL 045-412-3838

制定：2010年5月1日
改定：2020年5月1日
株式会社言語サービス
代表取締役　史　莉

当社の個人情報の取扱いについて

１．個人情報取り扱い事業者の氏名または名称
株式会社言語サービス

２．個人情報保護管理者の職名、所属及び連絡先
管理部 個人情報保護担当（連絡先は下記「個人情報苦情及び相談窓口」）

３．すべての保有個人データの利用目的
(1)お客様の個人情報
・ご契約内容を実施し適切に管理するため
(2)登録スタッフの個人情報 ・採用選考、求人情報のご案内、履歴・経歴更新、希望条件などの確認のため
・当社が開催する求職者向けの各種講座・コース・セミナーなどのご案内のため
・当社が提供する求職者向けの各種サービスのご案内のため
(3) 職業訓練性の個人情報
・受講講座・コースに関するご連絡、受講者管理、当社が開催する各種講座・コースのご案内のため
・当社が提供する各種サービスのご案内、就職支援のための求人情報のご案内のため
(4) お取引先様の個人情報
・お取引先様との間のご契約内容を適切に管理するため
(5) 株主の皆様の個人情報
・会社法及び商法に基づく権利の行使・義務の履行のため
・当社から各種便宜を供与するため
・株主と会社の関係の円滑化を図るための各種の施策を実施するため
・各種法令に基づき所定の基準による株主のデータを作成する等、株主管理のため
(6)当社への入社を希望される皆様の個人情報 ・就職先としてご興味をお持ちになった方並びにご応募いただいた方への採用、募集情報等の提供・連絡のため
・採用選考業務のため
(7)当社の社員の個人情報
・業務上の連絡、社員名簿の作成、法律上要求される諸手続(本人退職後も含む)、その他雇用管理のため。
・人事選考、配属先および出向、派遣先の決定のため。
・報酬の決定および支払、税務処理、社会保険関連の手続き、福利厚生の提供のため。
・ビデオ及びオンラインによるモニタリング等における安全管理措置のため。
・当社PR又は宣伝資料等における当社PR又は宣伝活動等のため。
・適正な健康管理のため。(健康診断の結果等の労働者の健康情報については、法令に基づく場合を除いて、取得、利用又は提供を行いません。)
(8)当社へお問合せ頂いた方の個人情報
・当社の接客態度等の向上のため
・お問い合わせやご連絡内容を正確に把握し、対処するため
(9)特定個人情報等
・源泉徴収票・支払調書作成事務、健康保険・厚生年金保険届出事務、雇用保険届出事務を法令に基づき適切に実施するため
※上記利用目的において、「ご契約内容を適切に管理するため」としているものは、「契約に入る前の段階における利用」と「契約終了後における利用」を含みます。

４. 保有個人データの取扱いに関する苦情の申し出先
・「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）

５. 認定個人情報保護団体の名称及び苦情の解決の申し出先
・現在当社は、認定個人情報保護団体の対象事業者ではございません。

６. 保有個人データまたは第三者提供記録の開示等の請求等の手続き
本人または代理人の方は、保有個人データの利用目的の通知、開示等 (利用目的の通知、開示、内容の訂正、追加または削除、利用の停止、消去及び第三者への提供の停止 )
または第三者提供記録の開示について、当社が個人情報保護法その他の法令により開示等の義務を負わない場合を除いてご請求できます。
請求者が本人または代理人であることの確認のため、はじめに下記「個人情報苦情及びご相談窓口」まで開示等の請求を申し出ください。
当社所定の「開示等の請求等申請書」を紙または電子等、ご請求者様のご希望の方法により送付いたします。
ただし、ご希望の方法による開示に多額の費用を要する場合や指定いただいた方法による開示が困難である場合にあっては郵送による交付とさせていただきます。
(1)開示等の請求等の申し出先
・「個人情報苦情及び相談窓口」（末尾に記載）
(2)開示等の請求等に際して提出すべき書面の様式その他の開示等の請求等の方式
下記を当社「個人情報苦情及びご相談窓口」まで、郵便又は宅配便、電子メールでご送付ください。もしくは電話にてその旨をお伝えください。本人の希望する方法により、遅滞なく迅速に対応いたします。
a) 当社指定の「開示等の請求等申請書」
お手元にない場合は、ご連絡ください。こちらからお送りいたします。
b) 本人確認書類
1)ご本人によるお申し込みの場合
・本人の公的証明書（写し）
2)代理人によるお申し込みの場合
下記の書類のうち該当するもののすべて。
①代理権確認書類
i.法定代理人
戸籍謄本その他その資格を証明する書類
ii.任意代理人（以下のすべて）
・当社指定の委任状（当社指定の委任状がお手元にない場合は、ご連絡ください。早急にご郵送します。）※印鑑登録された本人の印鑑の押印がされたもの。
・本人の印鑑登録証証明書
②代理人の身元確認書類
・代理人の公的証明書（写し）
③本人の身元確認書類
・本人の公的証明書（写し）
※公的証明書は以下、アまたはイを言う。
ア.以下のいずれかをひとつ
運転免許証、運転経歴証明書、旅券、個人番号カード（氏名と写真の表示がある面のみ）、在留カード、特別永住者証明書
イ.以下の書類をふたつ以上
公的医療保険の被保険者証、住民票の写し、住民票記載事項証明書、年金手帳、後期高齢者医療の被保険者証、国家公務員共済組合又は地方公務員共済組合の組合員証、私立学校教職員共済制度の加入者証、児童扶養手当証書、特別児童扶養手当証書
※ご提示いただいた本人確認書類は、以下の通り利用いたします。ご同意いただける方のみ、開示等の請求等をお願いいたします。
・当個人情報は、本人からの開示等の請求等に応じるために利用いたします。
・本人確認に必要のない要配慮個人情報については墨塗りするなどして判読できないようにしてください。
・法令に基づく場合を除いて、当個人情報を本人の同意なく第三者に提供することはありません。また、当個人情報の取扱いを委託する予定はありません。
・本人確認書類等により本人確認が出来ない場合、開示等の請求等に応じられない場合がございます。
c)手数料
「利用目的の通知」あるいは「開示」につきましては、1件のお申込みにつき手数料として1,000円いただきます。1,000円分の郵便小為替を上記書類にあわせてご同封ください。
上記の通り手数料が同封されていなかった場合は、その旨ご連絡申し上げますが、所定の期間内にお支払いいただけない場合は開示等の請求等がなかったものといたします。なお、送付頂いた書類は原則としてご返却いたしません。

【苦情・相談窓口】

個人情報苦情及び相談窓口
〒220-0041神奈川県横浜市西区戸部本町51-9ながせ高島町ビル3階
株式会社言語サービス
窓口：人材事業部　苦情相談担当
TEL：045-412-3838
FAX：045-412-3839
E-mail:
(受付時間 月曜日～金曜日 祝祭日を除く 10時～17時)

注意事項
・郵送や配送途中の書類の紛失、事故による未着につきましては、当社では責任を負いかねます。
・必要事項を全てご記入下さい。書類に不備がある場合は、返送させていただく場合がございます。
・個人情報保護法の例外規定にあたる場合など、開示等の請求等にお答えできない場合がございます。
・内容により、お時間をいただく場合がございます。
・開示等の請求等にともない収集した個人情報は、開示等の請求等に必要な範囲のみで取扱うものとします。提出していただいた書面は当社で適切に廃棄いたします。
・「訂正等」、「利用停止等」の結果、該当するサービスがご利用いただけなくなることがあります。あらかじめご了承下さい。

７. 保有個人データの安全管理のために講じた措置
当社は、取り扱う保有個人データの漏えい、滅失又は毀損の防止のために以下の措置を講じています。
(1) 個人情報保護方針の策定
個人情報の適正な取扱いの確保のため、個人情報保護方針を策定し、方針に基づいた個人情報保護の活 動を行います。
(2) 個人情報の取扱いに係る社内規程の整備及び運用
個人情報の取得、移送、利用、保管、廃棄等のライフサイクルごとに、取扱方法、責任者・担当者及び その任務等について、社内規程を整備し、運用しています。
(3) 組織的安全管理措置
個人情報を保護するため、管理者を設置するとともに、個人情報保護の活動が適切であることを定期に 確認するための内部監査体制を整え、実施しています。 また、個人情報保護のマネジメントシステムを社内に構築し、継続的な改善活動に努めています。
(4) 人的安全管理措置
個人情報の取扱い関わらず、全ての従業者に対して、定期的な個人情報保護の教育を実施しています。
また全ての従業者との間で、秘密保持に関する誓約を交わしています。
(5) 物理的安全管理措置
個人情報を取り扱う区域を明確にし、入退室管理や情報機器の持ち込み、持ち出しを厳しく制限しています。
また、個人情報を取り扱う機器、電子媒体及び書類等の盗難又は紛失等を防止するため、定期的 な点検活動を実施しています。
(6) 技術的安全管理措置
個人情報を処理する情報システムの不正アクセスや障害から保護する仕組みを導入しています。
また個人情報に対する従業者のアクセス制限を実施し、アクセスを必要とする者のみが個人情報を取り扱えるようにしています。
(7) 外的環境の把握
当社の利用しているクラウドサービスを通じ個人データが日本国外に保存されることがあります。
当社では、これら国外におかれる個人データについて保管する国における個人情報保護に関する制度を把握した上で、 サービス提供企業に対し利用規約等による適切なセキュリティ管理の義務付けを確認し、管理監督するなどの対応を行うほか、 安全管理措置を講じるなど、当社のセキュリティ基準に則った適切な個人情報の保護が図られるよう必要な措置を講じます。

制定：2010年5月1日
改定：2026年7月30日
株式会社言語サービス
代表取締役　史　莉